Rapport laten nalezen (review)

Met een reviewronde laat je het rapport online nalezen door de betrokken partijen (huurder, verhuurder, opdrachtgever, …) vóór je het laat ondertekenen. Elke deelnemer krijgt een persoonlijke link, leest het rapport per onderdeel na en plaatst opmerkingen precies bij het onderdeel waar ze over gaan.

Aan een reviewronde zijn geen tokens verbonden. Je kan er ook een starten zonder dat er al een PDF van het rapport bestaat.

Een reviewronde starten

Open het rapport en klik bovenaan op Review.
Kies de deelnemers. De partijen uit het dossier staan al klaar; vul waar nodig het e-mailadres aan (verplicht, daar komt de uitnodiging toe).
Voeg optioneel een persoonlijk bericht toe en verstuur de uitnodigingen.

Elke deelnemer ontvangt een e-mail met een persoonlijke leeslink, uit naam van jouw kantoor. De link is persoonlijk en hoort niet doorgestuurd te worden.

Voor reviews werken we samen met Docreview.be. De hele ervaring is neutraal opgezet: de deelnemers zien nergens een vermelding van ImmoHabits. Liet je bij ons een kantoorlogo instellen, dan verschijnt dat in de uitnodigingsmail en bovenaan de reviewpagina.

Wat zien de deelnemers?

Deelnemers openen het rapport in een beveiligd online portaal, zonder account of installatie. Ze kunnen er:

het volledige rapport per onderdeel doorlopen, met de bijbehorende foto’s
opmerkingen plaatsen bij een specifiek onderdeel of algemeen, en op elkaars opmerkingen reageren
hun akkoord geven zodra ze klaar zijn (en dat zolang de ronde loopt ook weer intrekken)

Opmerkingen opvolgen in ImmoHabits

Alle opmerkingen komen rechtstreeks in ImmoHabits terecht, op twee plaatsen:

In het statusblok op de rapportpagina: de volledige lijst, met per deelnemer de status (bekeken, opmerking geplaatst, akkoord).
In het rapport zelf: bij elk onderdeel waar een opmerking over gaat, verschijnt een indicator. Zo zie je de feedback exact op de plek waar je ze moet verwerken.

Per opmerking duid je aan of ze verwerkt is of geweigerd wordt. De deelnemers zien die status ook in het portaal, zodat iedereen weet wat er met de feedback gebeurd is.

Het rapport bijwerken tijdens de ronde

Pas je het rapport aan terwijl de ronde loopt, dan wordt de bijgewerkte versie automatisch naar het portaal gestuurd. Reeds gegeven akkoorden vervallen daarbij: de deelnemers bekijken de nieuwe versie en geven opnieuw hun akkoord.

Afronden

Zodra alle deelnemers akkoord zijn, is de ronde afgerond en krijg je daarvan een melding. Daarna start je met één klik de digitale ondertekening; de deelnemers van de review staan daar al voor je klaar.

Er loopt maximaal één reviewronde per rapport tegelijk, en zolang een ronde loopt kan je geen ondertekenronde starten. Een lopende ronde kan je op elk moment annuleren.

Volgende stap

Ga verder met Digitaal ondertekenen.